會(huì)議管理101招

太陽(yáng)黑子 · 發(fā)表于 2007-11-5 15:40:29

[color=blue]會(huì)議管理101招[/color]

●使會(huì)議開(kāi)得卓有成效
開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢(qián)。故而會(huì)議要在有必要時(shí)才開(kāi)，并且要開(kāi)得簡(jiǎn)短有效。
1.每次一開(kāi)始就讓大家都清楚會(huì)議目的。
2.如果某個(gè)問(wèn)題不開(kāi)會(huì)也能解決，就不要開(kāi)會(huì)。
3.要認(rèn)真考慮，是甚么使會(huì)議成功，反之又是甚么使會(huì)議不成功。
4.要考慮：如果不開(kāi)這個(gè)常規(guī)會(huì)議又會(huì)怎么樣。
5.請(qǐng)記住，上級(jí)主管參加會(huì)議會(huì)抑制討論。
6.在工作場(chǎng)所以外的地方舉行會(huì)議，大家都會(huì)覺(jué)得輕松。
7.要熟悉正式會(huì)議的各種程序規(guī)則。
8.要注意正式會(huì)議所具有的一切法律要求。
9.開(kāi)會(huì)前先通知與會(huì)者，要他們注意會(huì)議討論的重點(diǎn)。
10.信息要加以選擇，避免過(guò)多。
11.組織視像會(huì)議和打出會(huì)議電話時(shí)要考慮世界各地的時(shí)差。
12.通過(guò)限制網(wǎng)上會(huì)議時(shí)間使會(huì)議完善。
13.電話會(huì)議上發(fā)言時(shí)要重復(fù)你自己的姓名。
14.仔細(xì)考慮你要召開(kāi)的會(huì)議的類(lèi)型。
15.會(huì)議要盡可能小，以免分散注意力。
16.在容易看見(jiàn)的位置上放一個(gè)表或鐘，以便掌握時(shí)間。
17.凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。
18.會(huì)前先拉幾個(gè)盟友。
19.開(kāi)會(huì)前必須確信一定能達(dá)到會(huì)議目的。
20.只要有人偏離會(huì)議方向，立即提醒他們注意議程。
●會(huì)議準(zhǔn)備
為準(zhǔn)備會(huì)議花的時(shí)間是不會(huì)浪費(fèi)的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)前來(lái)參加會(huì)議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。
21.要考慮與會(huì)者在群體合作狀況下的工作情況。
22.決定開(kāi)會(huì)時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。
23.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會(huì)議。
24.在議程各個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言人姓名。
25.要避免在低效能時(shí)間開(kāi)會(huì)，如午餐剛結(jié)束后。
26.任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。
27.議程要盡可能短小簡(jiǎn)單。
28.盡量將議程限制于一頁(yè)紙上。
29.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會(huì)者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。
30.要考慮須長(zhǎng)途跋涉趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人所花的時(shí)間。
31.要確保有向殘疾與會(huì)者提供便利條件的設(shè)施。
32.必須將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)。
33.將有可能出問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地開(kāi)。
34.要求你的后勤人員核實(shí)會(huì)場(chǎng)當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點(diǎn)、運(yùn)行時(shí)刻表和季節(jié)變化。
35.要找個(gè)確保沒(méi)有干擾的會(huì)場(chǎng)。
36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。
37.使用圓桌可使會(huì)議定調(diào)為非正式。
38.務(wù)必使全體與會(huì)者既能看見(jiàn)又能被看見(jiàn)。
39.座位之間應(yīng)有一臂長(zhǎng)的間隔。
40.不能讓與會(huì)者受太陽(yáng)直接曝曬。
41.要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話和傳呼機(jī)。
42.不要用很舒服的椅子，以防與會(huì)者打瞌睡。
43.開(kāi)會(huì)前要檢查所有的視聽(tīng)輔助是否完好。
44.要謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)過(guò)度提供酒菜牟取額外利潤(rùn)。
45.要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應(yīng)。
46.會(huì)前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。
●出席會(huì)議
一個(gè)會(huì)議的每個(gè)參加者都有責(zé)任確保會(huì)議達(dá)到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備，積極發(fā)言，使每次會(huì)議都有成效。
47.會(huì)前擬出自己的發(fā)言稿。
48.和其它參與者在會(huì)前詳細(xì)討論并解決有問(wèn)題的議案。
49.要保持積極的臉部表情和音調(diào)。
50.為自己的排練錄像以檢查說(shuō)話是否清楚。
51.開(kāi)始發(fā)言前先作深呼吸。
52.既然一個(gè)意見(jiàn)是你自己的意見(jiàn)，你就應(yīng)該信心十足地講述。
53.不要打斷別人發(fā)言，而應(yīng)讓他們暢所欲言。
54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動(dòng)有趣。
55.談判時(shí)要識(shí)別任何有一致性的地方。
56.為使每次會(huì)議成功，你要盡到個(gè)人責(zé)任。
57.鼓勵(lì)那些在常規(guī)會(huì)議上輪流當(dāng)主席的人。
58.即使你要否決某項(xiàng)動(dòng)議，也要盡量找出至少一處共同點(diǎn)。
59.作為一名主席，要確信你能聽(tīng)得進(jìn)各種觀點(diǎn)。
60.必須按照議程順序作會(huì)議記錄。
61.建議主席在新會(huì)議記錄定稿前先念一遍。
62.根據(jù)會(huì)上所做筆記，會(huì)后立即寫(xiě)出會(huì)議記錄。
63.會(huì)議記錄寫(xiě)完后，還要使句子簡(jiǎn)短中肯。
●主持會(huì)議
每個(gè)會(huì)議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會(huì)議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì)議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。
64.要公開(kāi)提問(wèn)，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說(shuō)出自己的觀點(diǎn)。
65.要求某些與會(huì)者就你主持會(huì)議的表現(xiàn)作出真實(shí)的反饋。
66.盡量于會(huì)前認(rèn)識(shí)新來(lái)者。
67.要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的領(lǐng)袖。
68.將會(huì)議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。
69.會(huì)議一開(kāi)始就告訴與會(huì)者會(huì)議計(jì)劃需進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。
70.讓遲到者知道他們的行為對(duì)會(huì)議不利。
71.要制止支流辯論和私下交談。
72.請(qǐng)發(fā)怒的與會(huì)者談?wù)劙l(fā)怒的原因，以此消弭憤怒。
73.要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。
74.在與會(huì)者中尋找感興趣的正面跡象。
75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。
76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問(wèn)題，以引起辯論。
77.要掌握適用于會(huì)議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。
78.用片刻沉默將會(huì)議從爭(zhēng)吵中帶回到正軌上來(lái)。
79.必須清楚每次會(huì)議的規(guī)則。
80.開(kāi)會(huì)時(shí)要盡量使大多數(shù)與會(huì)者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。
81.要改變會(huì)議氣氛，須先改變議題。
82.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。
83.要趁全體與會(huì)者在場(chǎng)時(shí)安排好下次會(huì)議。
84.確保各項(xiàng)決議記錄在案。
85.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會(huì)議。
86.向每位到會(huì)者、所有的發(fā)言人致謝。
87.要區(qū)別書(shū)面規(guī)則與非書(shū)面[url=http://www.wojiehun.com/go/findarticle.jsp?keyword=儀式][color=#0066cc][b]儀式[/b][/color][/url]。
88.可為正式會(huì)議錄音以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。
89.向與會(huì)者提供收發(fā)信件服務(wù)。
90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。
91.應(yīng)在簽名報(bào)到臺(tái)旁設(shè)一信息臺(tái)。
92.會(huì)場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權(quán)威。
93.要為小組委員會(huì)制定準(zhǔn)則。
94.不要過(guò)多使用程序，因?yàn)檫@樣有可能會(huì)抑制自由討論。
95.可將復(fù)雜問(wèn)題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。
96.請(qǐng)記住，你有權(quán)決定何時(shí)閉會(huì)。
97.為重要會(huì)議錄像，以便將來(lái)參考。
98.要盡可能簡(jiǎn)化程序規(guī)則。
99.面對(duì)抗議示威要保持冷靜，示威可能會(huì)自行消失。
100.如果與會(huì)者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會(huì)。
101.預(yù)先與保安人員商討處理?yè)v亂份子的程序規(guī)則。

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