如何進(jìn)行有效的會議管理

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[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第一講[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]當(dāng)今會議面面觀[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=黑體]1．
[/font][/color][color=#003366][font=黑體]1[/font][/color][color=#003366][font=黑體]．[/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會議的意義[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]3．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會議的目的[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]4．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會議的種類[b][/b][/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]5．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]5[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會議的頻率[b][/b][/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]6．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]6[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會議成本的計(jì)算[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第二講[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]會議效率不高的原因及解決方案[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會議效率不高的原因[/size][/font][/color][font=楷體_GB2312][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．如何進(jìn)行預(yù)防性管理[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會議規(guī)范[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第三講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]開會前的準(zhǔn)備工作[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．如何判斷會議是否舉行[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會議準(zhǔn)備的內(nèi)容[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．主持人如何做會議準(zhǔn)備[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第四講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]成功會議的五種策略[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]引言[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何做開場白[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何分配發(fā)言時(shí)間[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何掌握議事進(jìn)度[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何達(dá)成會議決策[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第五講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]會議中的溝通與反饋技巧[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會議中的溝通技巧[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會議中的反饋技巧[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第六講 主持人的會議管理技巧[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[font=Times New Roman][color=#003366]1.
[/color][color=#003366]1.[/color]
[/font][color=#003366][font=宋體]傾聽技巧[/font][/color][color=#003366][/color]
[font=Times New Roman][color=#003366]2.
[/color][color=#003366]2.[/color]
[/font][color=#003366][font=宋體]講話技巧[/font][/color][color=#003366][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]情景模擬[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第七講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]如何對待會議中的意外情況[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]

[align=left][color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]蟬”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt][/size][/font][/color][/align]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法[/size][/font][/color][font=宋體][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt][/size][/font][/color]
[font=宋體][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][b][i][font=Times New Roman]6.[/font][/i][/b][/color][color=#003366][font=宋體]情景模擬[/font][/color][color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第八講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]主持人與參會者的守則與責(zé)任[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]主持人的守則與責(zé)任[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]參會者的守則和責(zé)任[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][b][i][font=Times New Roman]     [/font][/i][/b][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]主持人和參會者怎樣達(dá)成協(xié)議[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第九講
會議記錄[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．記錄者功能和勝任條件[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．對會議記錄的十大建議[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第十講
會后跟進(jìn)[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]參會者如何進(jìn)行會后跟進(jìn)[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．主持人如何進(jìn)行會后跟進(jìn)[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．自我評定[/size][/font][/color]
[size=10.5pt]5[/size][font=宋體][size=10.5pt]．如何提高下次會議質(zhì)量[/size][/font]

[[i] 本帖最后由 ctrll 于 2008-5-31 14:45 編輯 [/i]]

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[font=黑體][size=5][color=#000000]第1講
當(dāng)今會議面面觀[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【本講重點(diǎn)】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會議的意義[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會議的目的[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會議的種類[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會議的頻率[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會議成本的計(jì)算[/color][/size][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000][/color][/size][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000]會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。[/color][/font][/font]
[font=宋體][color=#000000][/color][/font]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會議的意義[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][b][color=#000000]1．會議是一個(gè)集思廣益的渠道[/color][/b][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-1
集思廣益圖[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]如上圖1-1，會議是一個(gè)集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]2．會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會議，它的存在價(jià)值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-2
組織或部門與會議[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]3．會議是一種群體溝通的方式[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。[/color][/font][/font]
[font=宋體][color=#000000][/color][/font]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會議的目的[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=黑體][size=3][color=#000000][/color][/size][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=黑體][size=3][color=#000000][/color][/size][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆開展有效的溝通[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個(gè)主要目的。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆傳達(dá)資訊[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]通過會議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆達(dá)成協(xié)議與解決問題[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-3
達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆資源共享[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆開發(fā)創(chuàng)意[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆激勵士氣[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆鞏固主管地位[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=黑體][size=12pt][color=#000000]會議的種類[/color][/size][/font][/align][/align][font=宋體][size=10.5pt][color=#000000] [/color][/size][/font]
[font=宋體][size=10.5pt][color=#000000]會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。[/color][/size][/font]
[font=宋體][size=10.5pt][color=#000000] [/color][/size][/font]
[align=center][align=center][b][font=宋體][size=9pt][color=#000000]表1-1
會議的種類[/color][/size][/font][/b][/align][/align][align=center][table][tr][td=1,1,112][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按人數(shù)分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,116][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按開會方式分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,203][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按開會目的分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][/tr][tr][td=1,1,112][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 團(tuán)體會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 一對一會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=Times New Roman][color=#000000]
[font=宋體][size=9pt][/size][/font][/color][/font][/align][/align][/td][td=1,1,116][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 面對面會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 電話會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 視頻會議[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,203][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 宣布人事安排、講解政策的會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 固定的團(tuán)隊(duì)會議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 集思廣益的會議[/color][/size][/font][/align][/align][/td][/tr][/table][/align][color=#000000][/color]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會議的頻率[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]1.固定的部門會議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]2.全體會議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]3.處理突發(fā)事件的會議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]4.一對一會議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][font=黑體][size=3][color=#000000]會議成本的計(jì)算[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會議成本分為時(shí)間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]1.會議的時(shí)間成本[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]2.直接的會議成本[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]3.效率損失成本[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【自檢】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]請將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來。[/color][/size][/font]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]A、固定的部門會議
①至少每兩月一次[/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]B、一對一會議
②隨時(shí)[/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]C、處理突發(fā)事件的會議
③按需要[/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]D、全體會議
④至少每月一次[/color][/font][/size]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆見參考答案1-1[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【本講總結(jié)】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【心得體會】[/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[u][/u][/font][/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[/font][/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[u][/u][/font][/color][/font]

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那位知道為什么圖形全沒有顯示出來？

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沒人關(guān)注需要就不繼續(xù)發(fā)了。

滿天下

好資料呀，現(xiàn)在很多人不會開會，請樓主不要吝嗇，繼續(xù)發(fā)！謝謝！

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第2講        會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點(diǎn)】
會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
高效會議的八大特征
會議規(guī)范

會議效率不高的原因及預(yù)防性管理

1．會議的通病——效率不高
小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。

很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：
◆公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。
◆許多主管對于何時(shí)開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。
◆有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。
時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

2．會議效率不高的原因
會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。


表2-1        會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)
項(xiàng) 次        原因        具體表現(xiàn)
（1）        時(shí)間        會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。
（2）        地點(diǎn)        會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。
（3）        開會對象的選擇        必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。
（4）        主持人的技能        會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。
（5）        參會者的技能        參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。
（6）        會議的準(zhǔn)備工作        開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。
（7）        開會的原因、目的和結(jié)果        開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。
3．預(yù)防性管理
所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。

【舉例】
以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。








會議        效率不高的原因        預(yù)防性管理措施
        時(shí)        間        會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。
        地        點(diǎn)        地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。
        開會對象的選擇        事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。
        主持人的技能        選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。
        參會者的技能        參會者一定要具有傾聽能力。
        會議的準(zhǔn)備工作        一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。
        開會的原因、目的和結(jié)果        在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。

【自檢】
請根據(jù)自身情況完成下列表格。
(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？
□ 是                □ 否
(2)如果存在，請從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見。
存在問題        是否存在        改進(jìn)意見

主持人毫無影響力        □是  □否         

會議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感        □是  □否         

會前準(zhǔn)備不足，會議議題讓人不明所以        □是  □否         
會議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行        □是  □否         

高效會議的八大特征

與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。

建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。
會議規(guī)范

會議規(guī)范包含3個(gè)部分：會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

1．會議時(shí)間安排的規(guī)范

◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。
◆上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。
◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。
◆下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。

2．會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：
◆所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時(shí)間。
◆超過1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。
◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。
◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
◆所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。
◆會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。
◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。
◆必要時(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

3．固定的會議流程規(guī)范

圖2-1        固定的會議規(guī)范流程
固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。
（1）一個(gè)中心
一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。一個(gè)中心包括：
■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。
■ 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。
■ 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。
（2）兩個(gè)基本點(diǎn)
兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。

【本講總結(jié)】
會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。
與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。

【心得體會】
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____________________________________________________________
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第3講        開會前的準(zhǔn)備工作

【本講重點(diǎn)】
是否要開會
準(zhǔn)備工作的作用
1H 5W
準(zhǔn)備工作核對單
主持人的準(zhǔn)備工作

是否要開會


“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。
1．無需開會的“五個(gè)如果”

圖3-1        不需開會的“五個(gè)如果”
◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。
◆這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢。
◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長久的所謂會議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。
◆會議成本是一個(gè)絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因?yàn)殚L此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。

2．必須開會的“五個(gè)如果”

圖3-2        必須開會的“五個(gè)如果”
◆“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。
◆表揚(yáng)和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚(yáng)和批評具有更強(qiáng)的影響力。采用會議的形式表揚(yáng)或批評，有利于充分發(fā)揮表揚(yáng)或批評的作用。在大會上當(dāng)眾表揚(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。
◆當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。

【自檢】
請你回答下列問題：
一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。
(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：
A.一對一批評□                B.開會當(dāng)眾批評□        C.寫檢查處罰□
(2)你為什么這么做？



◆見參考答案3-1
準(zhǔn)備工作的作用

當(dāng)你確定有必要召開會議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時(shí)間，同時(shí)減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。

1．1H 5W

圖3-3        1H 5W
1H 5W是指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H 5W。



2．特殊提醒
根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。
會議準(zhǔn)備工作核對單

會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。
會議準(zhǔn)備工作核對單
1、了解會議的目的
3、確定會議的形式
5、決定會議的時(shí)間
7、決定會議的地點(diǎn)
9、確定出席人數(shù)
11、是否準(zhǔn)備會議名簽
13、是否安排與會者住宿
15、確定視聽教材
17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖
19、確定自己人的相關(guān)資料        2、是否一定要開會
4、安排會議的議程
6、確定會議的主持人
8、研究會場如何布置
10、安排出席者座位
12、是否安排交通工具
14、是否發(fā)出了會議通知
16、確定輔助教材
18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料
20、是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知
以上20個(gè)條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：

會場的布置需要特別注意：
◆如果與會人員超過10個(gè)，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;
◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；
◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。

主持人的準(zhǔn)備工作

1．主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作


2．SWOT分析

圖3-4        SWOT分析
SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機(jī)會或是威脅。

【本講總結(jié)】
一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。
好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。

【心得體會】
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第4講        成功會議的五種策略

【本講重點(diǎn)】
如何做開場白
如何分配發(fā)言時(shí)間
如何掌握議事進(jìn)度
如何達(dá)成決議——決策方式
如何圓滿結(jié)束會議
如何做開場白


如何分配發(fā)言時(shí)間




如何掌握議事進(jìn)度

掌握議事進(jìn)度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要。控場也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。

1．語言方式
語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進(jìn)度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”
通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進(jìn)度。

2．非語言方式
更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。
語言和非語言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

如何達(dá)成決議——決策方式


彼德•德魯克決議法
彼德•德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。


4種群體決策

圖4-1        4種群體決策

1．權(quán)威決策
權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。
適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。
不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。

【舉例】
特別行動小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。
優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。
缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。

2．少數(shù)服從多數(shù)決策
少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。
適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時(shí)。
注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。

【舉例】
團(tuán)隊(duì)成員投票接受一項(xiàng)新的工作程序。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。
優(yōu)點(diǎn)：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。
缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。

3．共識決策
共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。
共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。
注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。

【舉例】
全體工作人員同意支持新的程序變動，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。
優(yōu)點(diǎn)：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。
缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對長的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會發(fā)表意見和分享其見解，必須進(jìn)行有效的推動。

4．無異議決策
無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。
當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。
注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策。

【舉例】
一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。
優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。
缺點(diǎn)：因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會花費(fèi)很長的時(shí)間。無異議決策常常難以做出。

4種團(tuán)隊(duì)決策法





【自檢】
請你完成以下連線題：
(1)無異議決策      A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。
(2)權(quán)威決策                B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。
(3)少數(shù)服從多數(shù)決策        C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。
(4)共識決策                D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。
◆見參考答案4-1

如何圓滿結(jié)束會議


【本講總結(jié)】
會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。
需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累!

【心得體會】
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引言
【本講重點(diǎn)】
會議中的溝通
會議中的反饋技巧

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第5講        會議中的溝通與反饋技巧

【本講重點(diǎn)】
會議中的溝通
會議中的反饋技巧

會議中的溝通



3種溝通圖畫

1．溝通漏斗

圖5-1        溝通漏斗
溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。對溝通者來說，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時(shí)，已經(jīng)變成20%了。
這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個(gè)漏斗漏得越來越少。

2．溝通金三角

圖5-2        溝通金三角
溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。

3．溝通的冰山模式

圖5-3        溝通的冰山模式
溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。

有效溝通原則

溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。

造成溝通困難的因素

如何建立信任


會議中的反饋技巧

1．反饋的兩種方式

2．反饋的兩種類型


圖5-4        反饋的兩種類型
◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。
◆建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。
下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：


3．反饋時(shí)的特征

4．如何接受反饋


【自檢】
請?jiān)谝韵旅枋鲂栽捳Z中選出正確的反饋：
描述性話語        是否正確

(1)你出生前我們就是這么做的!
        是□                否□
(2)這就是最佳解決方法。
        是□                否□
(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？
        是□                否□
(4)為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。
        是□                否□
◆見參考答案5-1

【本講總結(jié)】
高效的會議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學(xué)會如何進(jìn)行巧妙的表揚(yáng)和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率。

【心得體會】
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第6講        主持人的會議管理技巧

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第6講        主持人的會議管理技巧

【本講重點(diǎn)】
傾聽的技巧
實(shí)際的說話技巧



傾聽的技巧

1．傾聽的禮節(jié)

傾聽的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。

【自檢】
某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。
談話內(nèi)容如下：
員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。
經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？
員工甲說：不好意思，我還差很多錢。
經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。
員工甲說：差12000元。
經(jīng)理乙說：啊......
員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。
請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？
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◆見參考答案6-1

充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。
◆傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
◆其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。

2．傾聽的具體方法

傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因?yàn)樗麜X得自己是被傾聽的。
此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會給被傾聽者其很受尊重的印象。
傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。

3．傾聽的誤區(qū)
傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：


4．“傾聽”小總結(jié)

如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游刃有余。
會議中的說話技巧


會議中主持人要學(xué)會使用以下幾種說話技巧：
◆展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。
◆探詢。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”
◆評論。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。
◆建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達(dá)的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們再進(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”
◆測試?yán)斫馇闆r。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。
◆總結(jié)。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。
◆排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。
◆就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時(shí)間。一個(gè)會議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。
情景小案例

人物——
主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4
會議主題——
關(guān)于新年晚會地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎禮品的討論
會議特色——
主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。

主持人語錄：
1、開場白——“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個(gè)是確定一下晚會舉行的地點(diǎn)、時(shí)間；第二個(gè)就是員工的節(jié)目；第三個(gè)就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”
評議：只明確了會議議題，會議時(shí)間等因素只字未提。
2、“你們就全說了?！?br /> 評議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡短無力的話。
3、“我們是在講今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來。”
評議：當(dāng)與會者1和與會者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。
4、“行行”
評議：面對與會者1和與會者2的爭論，主持人只能隨聲附和。
5、“今天先別討論這個(gè)問題了，會議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會議，再開一個(gè)吧，我覺得今天的會議沒結(jié)果?！?br /> 評議：當(dāng)別人還在討論中時(shí)，首先放棄會議，表現(xiàn)了極大的絕望。
這個(gè)情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對一個(gè)會議來說是多大的災(zāi)難。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下，會議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。
所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中。

【本講總結(jié)】
主持人的會議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是如何聽；第二是如何說。
聽和說是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。對聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要識別傾聽的誤區(qū)。就說而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說話技巧。
同時(shí)，要熟悉傾聽和說話時(shí)經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進(jìn)行。

【心得體會】
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